Agiliza el proceso de KYC ¡la primera impresión es lo que cuenta!

ago. 02, 2021

En el contexto económico que nos ha tocado vivir, cada vez más competitivo, la adquisición de nuevos clientes no es tarea fácil. Por ello, una vez adquiridos, es clave que tengas un proceso de alta (lo que suele llamarse en inglés, costumer onboarding) ágil y rápido. ¿Si no, de que sirven todos tus esfuerzos? ¡La primera impresión es muy importante!

Sin embargo, en el marco del costumer onboarding, y antes de empezar a trabajar con el nuevo cliente, algunas empresas están obligadas a realizar un proceso de identificación de clientes, comúnmente conocido como know your customer o know your client ("KYC") en cumplimiento de la normativa de prevención del blanqueo de capitales ("PBC") y financiación del terrorismo ("FT").

Si tu empresa es una de ellas, sabrás que cumplir con todas las medidas de diligencia debida de este proceso puede ser un verdadero quebradero de cabeza, tanto para ti, como para tu cliente.

En relación con este proceso, en Parallel ya te hemos ayudado a identificar si eres un sujeto obligado por la normativa, y a interpretarla para entender mejor las medidas que tienes que aplicar.

Ahora, queremos seguir ayudándote explicándote cómo llevar a cabo el proceso de KYC de forma rápida, segura y sin generar fricciones con el nuevo cliente.

¿Porqué es importante optimizar el proceso de KYC?

Principalmente, porque es un procedimiento indispensable para poder empezar a trabajar con tus clientes o recibir fondos de inversores. Iniciar la relación de negocio con un cliente sin tener los datos propios del proceso de KYC es sancionable con multas desde 60K€ hasta (i) 10% cifra de negocios, (ii) 2x importe operaciones incumplidas o (iii) 10M€.

Sanción multa juicio KYC blanqueo de capitales y financiación terrorismo

Además, el proceso de KYC es clave en la lucha contra el blanqueo de capitales y la financiación de actividades ilícitas, como son el tráfico de drogas, el terrorismo y la delincuencia organizada.

Hoy en día, la normativa que lo regula debe adaptarse continuamente a la digitalización de las relaciones comerciales, que ha conllevado nuevas formas de fraude online.

Fraude online KYC blanqueo de capitales y financiación terrorismo

En definitiva, se ha convertido en una herramienta fundamental para combatir las transacciones ilegales y es objeto de continua adaptación normativa para conseguir prevenirlas.

Por lo tanto, el proceso de KYC, por imperativo legal, debe ser preciso y escrupuloso, pero a la vez, te interesa que sea ágil y fácil para tu nuevo cliente, pues de ello depende su acceso a los servicios o productos que quiera contratar.

¿En qué consiste el proceso de KYC de muchas empresas actualmente?

Tradicionalmente, este proceso se ha llevado a cabo a través de formularios o listas en correos electrónicos que se suelen caracterizar por ser muy largos y en los que se pide mucha información y documentos a los clientes. Aunque actualmente hay pocas empresas que todavía utilicen un registro en papel que requiera una gestión manual, el proceso sigue siendo muy ineficiente y sigue implicando a demasiadas personas haciendo tareas innecesarias.

Las consecuencias son las siguientes:

  • Los trabajadores de la empresa se sienten frustrados al tener que dedicar tanto tiempo a tareas repetitivas, como es pedir y recordar continuamente la información que es necesaria. Esto disminuye la productividad y reduce el tiempo que podrían emplear en otros servicios de valor.
  • Retrasa el inicio de la relación comercial entre la empresa y el cliente durante semanas, y hasta meses, y supone un coste de oportunidad muy relevante para ambas partes.
  • Además, aumenta la frustración de los clientes a medida que pasan por los pasos necesarios de verificación de identidad, sin conseguir resultados por el servicio o producto contratado.
Esperando información y documentación para trabajar

Es decir, cada minuto en el proceso de KYC, supone costes adicionales para la empresa y aumenta el riesgo de pérdida del cliente. Todo ello, suma fricción al onboarding.

Como puedes imaginarte, esta no es la mejor manera de empezar ningún tipo de relación.

Es evidente que actualmente el KYC se ha convertido en uno de los retos principales a los que las empresas se enfrentan, siendo su adecuado desarrollo e integración clave en la definición de sus actividades, crecimiento y funcionamiento.

¿Cómo ha mejorado Parallel el proceso de KYC?

Nuestra plataforma permite llevar a cabo el alta de nuevos clientes mediante un único proceso 100% online; lo único que necesita el cliente es disponer de acceso a Internet y un ordenador o dispositivo móvil.

Nuestra plantilla de KYC, en la que hemos trabajado y abierto para todo el mundo, incluye un listado de toda la información y documentación que debes pedir según la última actualización de la normativa PBC y FT, y ofrece una experiencia costumer friendly, con interacciones rápidas y fáciles.

Además, gracias a nuestra integración con Signaturit, una vez incorporada toda la información en la plataforma, tu cliente puede incluir su firma electrónica que verifique de forma segura y con la máxima validez jurídica su identidad.

Por último, y no menos importante, te resultará súper fácil controlar y hacer el seguimiento de estos procesos. Tal y como está diseñado Parallel podrás saber, de forma muy visual, cuál es el estado de tus peticiones KYC, así como programar recordatorios automáticos o manuales siempre que lo necesites.

Derek, nuestro CEO, te lo explica con más detalle en el siguiente video:

Resultados: ¡el impacto puede medirse!

Gracias a Parallel, muchos de nuestros usuarios han pasado de dedicar 8 horas a la semana por persona a completar el KYC, y una media de 15 correos intercambiados con su cliente, a 2 horas a la semana y ni un solo correo.

Así, han reducido el tiempo dedicado a completar el proceso de KYC en más de la mitad

Agiliza el proceso de KYC

En conclusión:

  • Mejorarás la experiencia y satisfacción de tu cliente y su fidelización.
  • Liberarás a tus trabajadores o compañeros de esta tarea y podrás emplear tus recursos en otros objetivos más valiosos.
  • Reducirás el tiempo del proceso y la tasa de abandono de tus clientes.
  • Ahorrarás costes tanto en recursos materiales como humanos.

¡No te quedes atrás! El desafío del KYC y su importancia son evidentes. Ahora, te toca a ti agilizar el proceso y, así, mejorar también el costumer onboarding. Si quieres saber un poco más sobre cómo hacerlo a través de Parallel, puedes agendar una reunión con nosotros a través de esta página.

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Blanca Gallego

Business Development at Parallel. Lawyer passionate to learn about legaltech.