Personaliza tus checklists añadiendo preguntas condicionales

jul. 26, 2021

En Parallel sabemos que, a menudo, para poder hacer tu trabajo, necesitas pedir mucha información y documentación a tus clientes. Lo ideal sería poder mandar un único correo con un mismo listado a todos, y que cada uno te respondiera con exactamente aquello que les has solicitado.

¿Qué pasa? Que no es tan fácil.

Para empezar, no siempre necesitas que todos tus clientes te proporcionen la misma información. ¡Al contrario! Es habitual que, en un mismo proceso, varíe lo que tienes que obtener de cada uno.

Sin embargo, tener que ir adaptando una checklist general para que cada cliente reciba una lista personalizada en relación con el mismo proceso ¡es una pérdida de tiempo y recursos!

Para solucionarlo, desde Parallel te damos la posibilidad de añadir preguntas condicionales a tus peticiones.

¿Añadir preguntas condicionales a las peticiones de Parallel facilita la obtención de información?

Como sabes, nuestro objetivo es que puedas disponer de forma rápida de todos los datos que te hacen falta para empezar a trabajar, reduciendo, a la vez, el tiempo dedicado a perseguir a tus clientes enviando correos y recordatorios.

Signo de interrogación convertido en idea

¡Y hemos encontramos la manera! Añadiendo preguntas condicionales a tu plantilla, para que, a medida que tus destinatarios la vayan completando, de forma automática, esta se adapte a las características de tu cliente.

¿Cómo? ¿Qué es una pregunta condicional?

Las preguntas condicionales son aquellas que están basadas en las respuestas que el destinatario de una petición da a preguntas anteriores.

Esta funcionalidad permite configurar ciertas preguntas de una plantilla para que únicamente aparezcan (o justamente se oculten, según cómo lo configures) en función de aquello que tu destinatario haya contestado en preguntas anteriores. Es decir, se producirán saltos automáticos dentro de tu listado en función de lo que tu cliente vaya respondiendo.

Solucionado entonces. El resultado serán plantillas inteligentes en las que se aplica la lógica condicional. Así, lo que recibe tu destinatario es una petición totalmente personalizada, es decir, solo verá y contestará a aquellos requerimientos a los que deba responder.

Listado checklist formulario que se completa

¡Te damos un ejemplo! En una plantilla en que detallas toda la información que necesitas para hacer la declaración del IRPF de tus clientes, incluyes una pregunta en relación a si han cambiado de domicilio en el ejercicio correspondiente. A continuación, tienes la posibilidad de añadir una pregunta condicional pidiendo la nueva dirección y configurarla de manera que solo aparezca para los casos en que los clientes respondan afirmativamente a la pregunta anterior (pues no tendría sentido que se mostrara también si el cliente no se ha mudado).

La siguiente imagen sirve para ilustrar el ejemplo anterior.

Lógica de las preguntas condicionales en un formulario

Una vez respondida la pregunta condicional, el destinatario podrá seguir completando el resto de items en el mismo orden que los que no han tenido que responderla.

Las ventajas son evidentes

Añadir preguntas condicionales en las peticiones de Parallel tiene numerosas ventajas. Por un lado, como siempre, facilitamos tu trabajo, y por otro, mejoramos la experiencia de tus clientes.

¡Es un win-win!

¿Cómo facilitamos tu trabajo?

  • En una sola plantilla, crea rutas personalizadas para cada uno de tus destinatarios.
  • Reduce el tiempo de respuesta de los clientes y disminuye su tasa de abandono. Obtendrás la información y documentación antes si tu cliente no pierde el tiempo leyendo la checklist completa y, por lo tanto, será menos probable que deje la petición para otro día.
  • Profundiza en la información que obtienes de cada destinatario pidiendo datos adicionales en función de lo que responda.

¿Cómo mejoramos la experiencia de tus clientes?

  • Los saltos automáticos de las preguntas condicionales llevan a tus clientes a la pregunta adecuada según las respuestas anteriores, de forma ordenada y lógica. Tu cliente no tendrá que ir saltándose y seleccionando las preguntas que tiene que responder, como si jugara a “elige tu propia aventura”. ¡Ahora es imposible que pierda el hilo!
  • El proceso es personalizado y dinámico de manera que tu cliente pueda responder a tus peticiones de forma más fácil y rápida, como si fuera una conversación.

Casos de uso: plantillas con preguntas condicionales creadas por Parallel, ¡ya las puedes probar!

Obtención de un proxy (documento de delegación de representación y voto en junta general)

Tenemos una plantilla que permite elegir a los socios u accionistas de una sociedad si acuden, o no, a una Junta General. Si no asisten, pueden delegar su representación y voto, desplegando diferentes opciones para hacerlo en función de las respuestas que van dando. Si te interesa en especial este ejemplo, encuentra más información en este artículo.

Identificación de clientes (Know Your Costumer) para la Prevención del Blanqueo de Capitales

Ya existen despachos que utilizan nuestra plantilla de KYC para todos sus clientes, ya que automáticamente adapta sus preguntas según si es persona jurídica o física, los criterios para identificar al titular real, etc.

Listado de datos para la declaración del IRPF

Esta plantilla detalla la información que necesitas de cada uno de tus clientes en función del tipo de ingresos y patrimonio que gestionan. Consulta este artículo para obtener una explicación más detallada de nuestra checklist de la declaración de la renta.

Constitución de una sociedad limitada en España

Esta plantilla se adapta a las características de la sociedad que quieres constituir y al tipo de órgano de administración que te interesa crear, dejando elegir a tu cliente la que más le convenga de entre todas las opciones.

Alta y verificación de datos de los clientes

Toda la información que necesitas obtener de un cliente, independientemente de si se trata de personas físicas o jurídicas, si tienen representante legal, etc., está en nuestras plantillas, ya que se adaptan a las respuestas que éste va proporcionando.

Solicitud de NIF de persona física no residente en España.

A menudo tus clientes necesitan obtener un NIF para una persona física extranjera. Con esta plantilla de Parallel, olvídate de perseguir a tu cliente y automatiza la información convirtiéndolo en un trámite administrativo automatizado.

Estos son solo algunos ejemplos de procesos en los que puedes optimizar tu tiempo creando plantillas de Parallel con preguntas condicionales, ¡pero hay muchos más!

¡El potencial de las preguntas condicionales en checklists es prácticamente infinito! Si quieres que te ayudemos a personalizar tus procesos de petición de información o se te ocurre algún ejemplo más en que podría ser de utilidad esta nueva funcionalidad, entra en este enlace y te lo mostraremos.

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Blanca Gallego

Business Development at Parallel. Lawyer passionate to learn about legaltech.