¡Hay una manera más fácil de hacer una due diligence!

ago. 23, 2021

Llevar a cabo una due diligence de una empresa o activo puede ser un proceso bastante abrumador y complejo: cientos de documentos por revisar, decenas de correos cruzados entre diferentes partes y equipos, preguntas que se quedan sin contestar y páginas de cifras por analizar. Todo ello, por supuesto, en escenarios de tiempo en los que la rapidez es fundamental para cerrar una operación de forma exitosa.

Como asesor de operaciones sujetas a due diligence, es importante que aconsejes al cliente sobre el alcance del proceso, pues de ello dependerá el tiempo y el coste de tus servicios y, consecuentemente, el plazo necesario para completar el report con las conclusiones.

En estas situaciones es peligroso que te limites a revisar la documentación e información proporcionada sobre la sociedad o activo objetivo (“target”), pues a menudo no coincide exactamente con los datos que tú consideras necesario revisar y conlleva un trabajo de selección tedioso para tus equipos, que acabarán revisando documentos que no aportan valor a tus servicios.

Además, en la mayoría de los casos, por mucho que te hayan proporcionado la información que te interesa, pierdes mucho tiempo localizándola, ya que, o bien la lógica de organización que tiene el target no coincide con la tuya, ni es demasiado intuitiva, o bien porque está dispersa entre varios lugares y plataformas: un  virtual data room (“VDR), documento Word o Excel con preguntas (“Q&A”) o en cadenas de correos electrónicos. ¡Un caos!

Trabajo de oficina con múltiples tareas y flujos de trabajo

Por todo ello, como profesional, ¿no te encantaría poder enviar un listado (“checklist”) organizado y preparado por ti, en el que el target pudiera aportar la documentación y, a la vez, responder a todas tus preguntas, de manera que todo quedara centralizado en una única plataforma? De esta forma, solo tendrías que revisar lo que has pedido y cómo lo has pedido.

Empleado en oficina imaginando

¿Es eso posible? ¡Sí, con Parallel sí! Ha llegado el momento de pedir lo que quieres y como lo quieres.

¿Cuál es el principal problema de las herramientas de due diligence más comunes?

Actualmente, las herramientas que se utilizan para los procesos de due diligence están dejando de ser cómodas para ambas partes.

En primer lugar, tanto las plataformas de VDR, como las empresas proveedoras de servicios de almacenamiento en la nube (como Google Docs o Dropbox), se centran únicamente en la experiencia del target, es decir, solo se ocupan de que subir y organizar la documentación sea fácil y cómodo para las personas que deben volcarla. Sin embargo, no facilitan en absoluto la organización ni el trabajo de revisión de la otra parte, esto es, de los asesores del potencial comprador o inversor.

Estos últimos, a menudo, debéis sumergiros en un océano de documentos e información para poder seleccionar aquella que pueda ser relevante o pueda plantear alguna contingencia de cara a la potencial operación. Hay algunas plataformas que hasta os exigen a los asesores que se descarguéis una aplicación expresamente para poder visualizar los documentos de ese proceso, ¡un desgaste de recursos humanos y de tiempo tremendo!

Pilas de papeles, pepeleo y documentación

En segundo lugar, en estos procesos es muy habitual que los asesores encargados de revisar la información, tras una primera o segunda revisión, necesitéis pedir más documentación o hacer preguntas para aclarar su contenido o interpretación. Para ello, actualmente, debéis crear un documento aparte, consistente en una checklist de due diligence adicional y/o un Q&A en un Word o Excel.  Ya veis, más documentos de los que estar pendientes.

Todo ello a intercambiar por correo electrónico una y otra vez con el cliente. Es más, ¿y si tienes más peticiones y más preguntas? ¿las añades a estos documentos en otro color? ¿se lo vuelves a pasar? ¿para que te lo devuelva y así continuamente? ¡Qué pesadez!

Este segundo punto nos lleva a las interminables cadenas de correos electrónicos. En una due diligence se pueden cruzar cientos de correos, se mezclan los diferentes temas y los interesados que están copiados en cada cadena. Esto genera mucho estrés a los profesionales y malgasta muchas horas de su tiempo buscando y archivando la información. Todos estaremos de acuerdo en que es muy poco práctico.

Ante esta situación, entra en juego todo el valor añadido de contar con Parallel.

¿Cómo mejora Parallel tu proceso de due diligence?

En Parallel tenemos en cuenta tu punto de vista, el del asesor, por ello, facilitamos el trabajo de los profesionales y, a su vez, optimizamos el tiempo de todas las partes.

Con el uso de nuestra plataforma, hemos conseguido acelerar el proceso de due diligence, mejorando la organización y comunicación entre las partes.

¿Cómo?

1. Pide solo lo que necesitas revisar. Hemos puesto a disposición de todos nuestros clientes una plantilla de checklist general de due diligence, en la que hemos listado las principales áreas de investigación legal y detallamos la información y documentación más relevante en cada una de ellas.

Obviamente, puedes editar esta plantilla para añadir o borrar áreas y preguntas específicas, según el tipo y alcance de due diligence que hagas, o para adaptarla al tipo de target. Esto lo puedes hacer de forma súper fácil y rápida.

Plantilla o modelo de listado o checklist de due diligence legal

2. Configura la checklist para que se adapte a las respuestas del target. Gracias a nuestra funcionalidad de las preguntas condicionales, a medida que la otra parte vaya completando las preguntas de la checklist, de forma automática, esta se adaptará. Es decir, se producirán saltos automáticos dentro de tu listado en función de lo que el target vaya respondiendo, y solo le aparecerán aquellos apartados que deba completar.

De esta forma, hemos puesto fin a las preguntas cuya respuesta es N/A (“no aplica”), que hacen perder el tiempo tanto a ti como a tu cliente y reducen la eficiencia del proceso.

Preguntas que siguen la lógica condicional en una checklist o listado de due diligence

3. Edita la plantilla en función de cómo avance la due diligence. Si con las preguntas condicionales no fuera suficiente, también puedes editar la checklist una vez enviada, tal y como lo habías hecho antes de enviarla (en el punto 1 de este listado). Así, podrás añadir apartados o preguntas adicionales de forma ordenada, si lo crees pertinente, en base a la información que vas obteniendo del target.

4. Una vez enviada, interactúa con la otra parte en caso de que tenga dudas o necesite aclaraciones de algo específico. En cada una de las preguntas o de ítems solicitados, la parte que debe aportar la información y documentación solicitada tiene la opción de hacer preguntas a la otra y, esta última, puede contestarlas.

Preguntas comentarios o Q&A en una checklist o listado de due diligence
Preguntas comentarios o Q&A en una checklist o listado de due diligence

Puedes olvidarte de los Q&A que se gestionaban aparte, en Word o en Excel. Ya no tendrás que hacer interminables referencias a los ítems de la checklist sobre los que querías preguntar o al nombre de los documentos que te habían subido, ya que todo ello se realiza sobre una misma plantilla en una misma plataforma. Todos sabréis perfectamente de lo que estáis hablando, sin malentendidos.

5. Revisa uno a uno los apartados de la checklist. A medida que el target vaya completando la información, podrás ir revisando cada uno de los ítems y expresar tu conformidad o, por lo contrario, rechazar su respuesta, con la posibilidad de dar una explicación sobre el motivo, y pedir realmente lo que necesitas revisar.

Revisión información y documentación checklist o listado due diligence

6. Descarga los documentos e información de forma fácil. Cuando la petición de información esté completa, puedes descargar con un solo click todos los documentos proporcionados por la otra parte. Asimismo, al descargarlos, puedes renombrarlos de manera que se ordenen por sección o número.

Exportar respuestas y descargar documentos de una checklist o listado de due diligence

7. Comparte la plantilla con quien necesites. Finalmente, puedes compartir la checklist de due diligence con quien necesites. De esta manera, estos tendrán acceso a las respuestas que dé el target y podrán, ellos mismos, descargar la documentación e información. Esto es muy útil cuando en una misma petición hay secciones que deben revisarles diferentes departamentos dentro de la sociedad.

Resultado: todo el proceso en una única plataforma

Se acabaron las cadenas de correos electrónicos, ese partido de tenis interminable entre asesor y target en el que se intercambian constantemente dudas sobre la información o documentación, checklists paralelos y Q&As en Word y Excel. ¡Deja que Parallel centralice la due diligence!

Nuestra prioridad es facilitar la colaboración entre las diferentes partes de la due diligence, y así lo hemos hecho. Nuestra plataforma no solo presenta ventajas para el asesor, el target también recibirá un checklist más costumer friendly, con interacciones rápidas y fáciles y que se adaptarán a las respuestas que vaya completando. Asimismo, también podrá compartir la checklist con otros colaboradores, por si hay diferentes equipos que deban responder a diferentes secciones.

Si quieres saber más sobre cómo llevar a cabo una due diligence de forma más eficiente, a través de Parallel, contacta con nosotros a través de este enlace y te lo mostraremos en una demo.

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Blanca Gallego

Business Development at Parallel. Lawyer passionate to learn about legaltech.