El cambio de Lexidy en su onboarding: 64% menos correos y abogados más despejados

Conoce a Lexidy

Lexidy es un despacho con más de 100 abogados especializado en procedimientos de movilidad internacional. La digitalización de sus servicios es la piedra angular de su propuesta de valor. La firma está establecida actualmente en 6 países y, en 2024, facturó +7 millones de euros.

El reto: Simplificar la experiencia del cliente y aliviar la carga de los abogados

Una vez Lexidy empezaba a trabajar con un nuevo cliente, se iniciaba un proceso de onboarding manual y propenso a errores humanos. Cada nuevo cliente debía proporcionar una gran cantidad de información y documentos legales que daban lugar a cadenas enormes de correos.

El problema se agravaba porque muchos clientes de Lexidy contratan varios servicios en diferentes momentos (extranjería, inmobiliario, mercantil, fiscalidad, etc.), lo que significaba que debían volver a proporcionar los mismos documentos una y otra vez.

“Antes, un cliente tenía que enviarnos el pasaporte hasta cinco veces, una por cada servicio que contrataba. Esto generaba frustración tanto en el cliente como en nuestro equipo.” – David Planes

“Muchos clientes nos preguntaban por qué tenían que enviar cada año la misma información” – Sara Rinaldi

Al final del día, los abogados dedicaban muchas horas a la gestión administrativa, revisando correos, solicitando información adicional, archivando los documentos correctos... El proceso era del todo manual y retrasaba el inicio de los trámites.

A medida que el despacho crecía, este sistema amplificaba los cuellos de botella: más clientes, más back-and-forth de correos, más carga de trabajo y, lo más crítico, mayor margen de error.

La solución: Onboarding automatizado y documentos en un único espacio

La llegada de Parallel, el punto de inflexión

El proceso de onboarding había llegado a su límite, y Lexidy buscaba una solución que aliviara la carga de los abogados y facilitase los trámites del cliente. Con este objetivo, Lexidy implementó la solución de Parallel.

Ahora los clientes completan todo el proceso en una única plataforma, aportando sus documentos y datos una sola vez, independientemente del número de servicios que contraten a posteriori.

Bandejas de entrada despejadas

Además, Lexidy puede guiar al cliente a través de la plataforma, anticipándose a las dudas comunes del cliente e intercambiando comentarios sin salir del entorno digital. Gracias a Parallel, el uso del correo queda en un segundo plano, aliviando la bandeja de entrada de los abogados.

“Antes, necesitábamos una media de 100 correos para gestionar un caso; ahora solo 36. Y en la fase más crítica de la relación, el onboarding, hemos pasado de 66 correos a solo 18, y la mayoría salen desde la plataforma” – David Planes

Más control, menos desgaste del abogado

El panel de Parallel permite a los abogados controlar el estado en el que se encuentra cada onboarding en un simple vistazo y, además, entrar a cada uno de ellos a revisar la validez de la documentación enviada por el cliente.

✅ Finalizado el onboarding, el equipo legal puede ponerse manos a la obra.

“No me imagino trabajar sin Parallel. Me da tranquilidad mental. Puedo ver todo lo que me ha entregado el cliente, cuándo lo hizo, revisar sus comentarios y decidir cuándo cerrar el proceso. Es un facilitador.” – Sara Rinaldi

La automatización, la gran aliada

Algunas automatizaciones que han sido clave para el equipo de Lexidy:

Recordatorios para que el cliente complete el proceso

Los abogados ya no tienen que ir detrás de cada cliente para que complete el onboarding, programan notificaciones automáticas en los momentos adecuados, lo que ahorra tiempos y reduce la fricción con el cliente.

Alertas para gestionar próximos vencimientos de documentos

El sistema de alertas avisa automáticamente de próximos vencimientos, lo que permite al equipo de Lexidy anticiparse y volver a requerir los documentos actualizados necesarios.

Conexión bidireccional con el CRM de Hubspot

Parallel puede conectarse con el CRM gracias a esta integración, los datos introducidos por el cliente en Parallel se sincronizan con Hubspot, lo que evita duplicidades, reduce errores y ahorra tiempo en tareas repetitivas.

Conexión con listas de personas con responsabilidad pública (PRP) y sanciones

Lexidy, como despacho de abogados, es sujeto obligado de la normativa de prevención de blanqueo de capitales. Esta normativa exige a los despachos de abogados “Conocer al cliente” aplicando los controles oportunos, e informar a las autoridades competentes ante indicios de blanqueo. La integración de Parallel con estas bases de datos permite a Lexidy verificar si un cliente es PRP o ha sido sancionado.

El cambio: Menos carga -> más eficiencia -> mayor satisfacción del cliente

La adopción de Parallel ha permitido a Lexidy ofrecer un servicio más eficiente, alineado con su visión de ser un despacho de abogados 100% digital. Al reducir el tiempo y la carga administrativa de sus procesos, Lexidy no solo ha mejorado la experiencia del cliente, sino que también ha simplificado el trabajo de su equipo legal.

Los beneficios de implementar Parallel en Lexidy han sido significativos:

• Reducción del 64% en la cantidad de correos electrónicos intercambiados con los clientes.

• Un 25% de aumento en la capacidad de los abogados para gestionar más casos.

• En 3 años, 0 quejas de los clientes, que han visto mejorada su interacción digital con Lexidy.

“El feedback interno ha sido excelente. Una compañera de nuestra oficina de Estambul me escribió solo para darme las gracias, porque Parallel le ha cambiado la vida. Ahora puede dedicar más tiempo a tareas estratégicas en lugar de perseguir correos y documentos.” – David Planes

Finalmente, la adopción de Parallel en Lexidy ha contribuido al crecimiento del despacho con una operativa sólida y eficiente.

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