¡Conoce los enlaces públicos y acelera el comienzo de tus procesos!

dic. 01, 2021

Todas las empresas necesitan crear procesos de intercambios de información, firmas de contratos, gestión de proyectos, solicitudes, etc., ya sean procesos internos o externos. Sin embargo, no siempre es fácil encontrar una solución para optimizarlos…

Optar por la estandarización de estos procesos, siempre es una buena opción. Permite que todas las personas implicadas sepan cómo actuar y qué pautas seguir, ganando eficiencia y minimizando los errores. Para hacerlo, es muy útil disponer de plantillas o modelos que se puedan ir utilizando a lo largo de los procesos.

No obstante, en ocasiones no es tan fácil. Por un lado, es difícil mantener un control sobre los modelos que compartes y hacer seguimiento de cómo se utilizan. No sería la primera vez que alguno de los implicados modifica plantillas sin permiso o las utilizan de forma errónea. Por otro lado, en otros casos, no siempre dispones del correo o tienes contacto directo con todos los implicados de un proceso.

No te preocupes. En Parallel seguimos avanzando día a día para hacerte la vida más fácil, ayudándote, como profesional, a acelerar y mejorar tus procesos y los de tu empresa.

Para demostrártelo, hoy queremos presentarte una funcionalidad que cambiará tu forma de organizar tus procesos.

¿Necesitas que tu equipo pueda empezar algunos procedimientos por su cuenta, sin que intervengas, pero a la vez, tenerlos controlados? ¿Te gustaría estandarizar algunas fases de tus procesos para agilizarlos y que todos sepan cómo deben proceder?

¿Te ha pasado alguna vez que necesitas información de muchas personas, pero no tienes sus correos para pedírsela? ¿Has tenido que buscarlos y perseguirlos durante semanas y contactar con ellos uno a uno?

Si has respondido que sí, sigue leyendo para descubrir como lo puedes solucionar.

Enlaces públicos a tus plantillas

Hasta ahora, la manera de iniciar una petición de información a través de Parallel, era mediante el envío de un correo electrónico.

Sin embargo, en Parallel hemos habilitado una nueva funcionalidad que te permitirá generar un link a partir de una plantilla propia para que puedas compartirla por cualquier vía.

Es decir, en vez de iniciar tus procesos por correo electrónico a con un número cerrado de destinatarios, podrás compartir un enlace que permitirá que cualquiera de tus clientes, personas de tu empresa o terceros, te envíen la información que necesitas, por iniciativa propia, en tan solo un click.

Ahora podrás conectar con tus clientes y ofrecer tus servicios por otros medios diferentes al correo electrónico como, por ejemplo, compartiendo el enlace público a tus plantillas en tu página web, por redes sociales, un chat o el whatsapp de tu empresa.

¿Para qué puede servir crear un enlace público de una plantilla de Parallel?

Tal y como hemos comentado, hay muchas situaciones en tu día a día en las que puede serte de utilidad disponer de un enlace con el que todos puedan acceder a una de tus plantillas.

Vídeo mostrando el proceso de cómo crear un enlace público

¿Qué puedes hacer?

  • Automatiza las solicitudes de tus clientes: publica tus formularios en tu propia web, y ahorra tiempo en emails y llamadas para recopilar información necesaria para iniciar tus procesos.
  • Crea plantillas estandarizadas en las que tus empleados puedan subir la información necesaria para iniciar trámites y generar nuevos contratos, mejorando así tus procesos internos y evitando cuellos de botella.

¿Demasiado general? A continuación, vamos a mostrarte algunos ejemplos en los que puedes usar el enlace público de Parallel.

Casos de uso internos

Usar plantillas con enlace público para procesos internos puede ayudar a facilitar la colaboración entre compañeros o empleados de diferentes departamentos:

1. Pon a disposición de tus empleados un formulario para el reembolso de gastos para que, por iniciativa propia, puedan informar a la empresa de cualquier gasto y solicitar su reembolso.

Además, gracias a Parallel, el departamento de contabilidad tendrá controladas y centralizadas todas las solicitudes de reembolso de gastos de empleados y no se perderá ninguna entre los miles de correos que reciben a diario.

2. Ofrece la opción a tus agentes de completar y ejecutar los contratos de mediación inmobiliaria y contratos de arras de forma fácil y 100% online, desde cualquier sitio y con cualquier cliente. Así, podrán cerrar operaciones más rápidamente y evitar errores durante el proceso.

3. Facilita un enlace al formulario de hoja de visitas al que tus agentes podrán acceder desde tu página web. De esta forma, en la propia visita, desde el móvil mismo, podrán rellenar los datos del inmueble a la vez que desarrollan sus tareas comerciales.

Casos de uso externos

Para aquellos casos en que necesitas información de terceras personas (clientes o potenciales clientes, proveedores, interesados, etc.) los enlaces públicos también pueden ser muy útiles. Por ejemplo:

1. Optimiza el tiempo dedicado a los KYCs permitiendo a tus clientes facilitar sus datos a través de tu página web.

2. Valida un producto o una idea de producto antes de que salga al mercado, ya sea a través de un enlace o de whatsapp, al que puedan acceder las personas libremente.

3. Solicita los datos de los arrendatarios que estén interesados en uno de tus inmuebles para poder valorar a cada posible inquilino Así, llevarás a cabo el proceso de selección de forma rápida y sin cadenas de correos.

4. Facilita el acceso y la gestión de las solicitudes de subvenciones para que las empresas y proyectos interesados en ella puedan rellenarlos desde allí directamente.


Estos son solo algunos de los ejemplos en los que los enlaces públicos pueden ser útiles, pero no son los únicos, ¡hay muchos más!

Si quieres que hablemos de cómo los enlaces públicos pueden ayudarte en tu operativa diaria, contacta con nosotros o regístrate gratuitamente aquí.

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Blanca Gallego

Junto con Cristina Coscolla

Business Development at Parallel. Lawyer passionate to learn about legaltech.