Conoce a Adlanter
Adlanter es una firma de asesoramiento empresarial con más de 420 profesionales, presencia en 7 oficinas y más de 35 años de trayectoria. Acompaña a empresas nacionales e internacionales con soluciones integrales en los ámbitos legal, fiscal, laboral, compliance, movilidad internacional y selección de talento.
La prevención del blanqueo de capitales forma parte del trabajo habitual de la organización: los profesionales que gestionan la relación con cada cliente participan activamente en el proceso de KYC, siempre en coordinación con el equipo de Compliance.
“Mi responsabilidad principal es asegurar que nuestros procesos estén regulados según la normativa vigente, sobre todo en materia de prevención de blanqueo de capitales, y tener un marco seguro a la hora de trabajar.” - Judit Pardo, Departamento de Compliance de Adlanter
Ese modelo, muy cercano al cliente, exigía a la vez un proceso homogéneo, sencillo de seguir y capaz de escalar al ritmo de crecimiento del Grupo.
El reto: crecer sin multiplicar el trabajo administrativo
Durante años, la gestión del KYC se apoyó en el correo electrónico. Cada nuevo expediente implicaba solicitar documentación al cliente, revisar la información recibida, hacer seguimiento de los documentos pendientes y coordinar las revisiones con Compliance. Todo ello repartido entre correos, archivos adjuntos y controles manuales.
El sistema funcionaba, pero cada nuevo cliente suponía más tiempo dedicado a tareas administrativas y menos a actividades de mayor valor. Cerrar la documentación de un KYC podía llevar alrededor de una semana, en buena parte por los recordatorios necesarios para reunirla.
“Este crecimiento que hemos tenido estos últimos años nos creó la necesidad de buscar una solución, de encontrar un aplicativo que nos diera trazabilidad, adaptabilidad y automatización en nuestras tareas diarias. Al final invertíamos mucho tiempo en tareas duplicadas; eso, con Parallel, lo hemos podido solucionar.”
Adlanter buscaba centralizar toda la información del cliente, mantener la trazabilidad completa del proceso y facilitar el trabajo tanto a los profesionales como al equipo de Compliance.
La solución: un único lugar para todo el ciclo del KYC
La implantación de Parallel no cambió la responsabilidad de los equipos; cambió la forma en la que trabajan.
Los profesionales siguen siendo quienes conocen al cliente y hacen el seguimiento del expediente, pero ahora todo ocurre dentro de una misma plataforma. El cliente recibe el KYC, aporta la documentación y firma desde un entorno único. El profesional consulta el estado del proceso en cualquier momento y Compliance dispone de toda la información centralizada para realizar la revisión.
“La prevención del blanqueo está muy implantada en nuestra cultura empresarial, así que los profesionales se hacen cargo del envío del KYC. Junto con el equipo de compliance hacen el seguimiento al cliente para que lo completen, por si surge alguna dificultad o la documentación adjuntada no es exactamente la correcta. El profesional siempre está muy implicado a la hora de realizar el KYC.”
Un expediente único por cliente. Los perfiles de cliente concentran toda la información de prevención de blanqueo en un solo lugar, y la integración con Kamaleon, la plataforma interna de gestión de cliente de Adlanter, evita duplicar datos entre sistemas.
“Al aplicar los perfiles de cliente hemos conseguido tener centralizado por completo todo el proceso de prevención de blanqueo de capitales.”
Los criterios de riesgo, aplicados solos. El modelo de scoring de Parallel replica automáticamente los criterios de riesgo definidos por el Grupo, de forma que cada expediente queda clasificado sin que nadie tenga que aplicarlos a mano. Las fechas de revisión del KYC también se calculan de forma automática, así que el calendario de actualizaciones deja de depender de un control manual.
Otro aspecto especialmente valorado por el equipo fue la capacidad de adaptación de la plataforma.
“El sistema es muy intuitivo y muy fácil de formar a los profesionales. Y si en el día a día te encuentras una circunstancia nueva, el equipo te escucha y siempre plantea una solución capaz de adaptarse a esas nuevas necesidades.”
Los resultados: más control, menos tareas manuales y mejor experiencia de cliente
Hoy Adlanter gestiona cerca de 400 procesos de KYC al año desde una única plataforma. Toda la documentación, las verificaciones y el historial de cada expediente permanecen disponibles para cualquier revisión o auditoría.
La mejora más visible está en los tiempos. Lo que antes podía llevar cerca de una semana (reunir y firmar la documentación del cliente) hoy se completa en menos de 24 horas de mediana, y el proceso completo, incluida la revisión interna, suele cerrarse en tres o cuatro días.
“Nos ha ahorrado muchísimo tiempo, sobre todo por lo rápido y eficiente que es. El problema principal era el uso constante del correo para obtener documentación. Tener un aplicativo donde ya se guarda todo y un punto centralizado al que puedes volver cuando lo necesites lo cambia todo. Ha liberado muchísimas tareas diarias, sobre todo en seguimiento y obtención de documentación.”
Para Judit, la experiencia del cliente también ha cambiado: el proceso resulta más ordenado y transmite más confianza que una gestión hecha únicamente por correo.
“Para el cliente, tratar con nosotros es mucho más formal. Ya no es todo por correo, sino que al enviar el Parallel hay un mensaje predefinido. Eso le da la seguridad de que está trabajando con algo bien hecho, con formalidad. Y una buena experiencia de cliente transmite profesionalidad.”
Una base sólida para seguir creciendo
Los profesionales trabajan hoy sobre una única fuente de información, Compliance mantiene el control de todo el ciclo de vida del cliente y cada expediente conserva el historial completo de las actuaciones realizadas.
“Con Parallel, y con esa capacidad de adaptación que tienen, tenemos la tranquilidad de poder estar siempre al día con las necesidades del día a día.”
Más que digitalizar el KYC, Adlanter ha construido un modelo de prevención de blanqueo capaz de acompañar el crecimiento del Grupo sin aumentar la carga administrativa de sus equipos.
