KYC un 71% más rápido: el despacho Lexidy convierte un trámite crítico en una ventaja competitiva

Conoce a Lexidy

Lexidy es un despacho con más de 100 abogados especializado en procedimientos de movilidad internacional. La digitalización de sus servicios es la piedra angular de su propuesta de valor. La firma está establecida actualmente en 6 países y, en 2024, facturó +7 millones de euros.

El reto: evitar la pérdida de clientes potenciales por un KYC que tardaba hasta 7 días en cerrarse

El KYC (Know Your Customer) es el proceso de identificación del cliente exigido por la Ley 10/2010 de prevención del blanqueo de capitales, obligatorio para despachos de abogados antes de prestar servicios jurídicos.

Cuando el KYC era un freno para el negocio

En el caso de Lexidy, aunque se trata de un requisito legal ineludible, para muchos clientes (especialmente internacionales) este paso suponía una barrera. innecesaria justo antes de contratar los servicios. A menudo se percibía como una intromisión en la intimidad, lo que generaba fricción, dudas y en el peor de los casos, incluso la pérdida del cliente.

“Muchos clientes nos decían que no entendían por qué se les pedía tanta información personal antes incluso de pagar. Algunos abandonaban el proceso justo en ese punto”. – David Planes (LegalTech & Product Lead)

La falta de una solución unificada

Previo a la adopción de Parallel, el proceso de KYC se gestionaba desde varias herramientas poco –o nada– integradas con su CRM, Hubspot. David Planes nos cuenta que aquella experiencia resultó frustrante y poco funcional:

“Llegamos a contratar dos herramientas distintas que nos prometían integraciones con nuestro CRM, pero pasaban los meses y la integración seguía sin funcionar, la experiencia fue frustrante”. – David Planes

Además, la falta de una solución unificada dificultaba el trabajo del equipo legal: verificar la identidad del cliente, explicarle el proceso, adaptar el KYC a su nacionalidad, revisar documentación…

Este trabajo, fragmentado y manual, saturaba al equipo legal y robaba tiempo de calidad del profesional.

La llegada de Parallel, el punto de inflexión

Tras varias decepciones con proveedores anteriores, Lexidy llegó a Parallel con la prudencia de haber visto promesas rotas, aunque dispuesto a confiar de nuevo.

El primer paso fue integrar Parallel con su CRM, Hubspot, esta conexión era imprescindible para avanzar en la relación.

“Recuerdo que tras una llamada, pusimos unos datos a modo de prueba y vimos que llegaban correctamente a nuestro CRM. Me miré con mi compañera y dijimos: no nos podemos creer que lo que otra gente ha tardado seis meses, estos chicos en 10 minutos nos lo han hecho”. – David Planes

Ahí supieron que esta vez sí sería diferente, así empezó nuestra andadura juntos.

La solución: un proceso automatizado y amigable para el cliente

Ahora, el KYC resulta más guiado e intuitivo. El cliente recibe un enlace único, entra, y solo tiene que rellenar algunos datos, hacer la verificación biométrica con su documento de identidad, y subir unos pocos archivos.

El progreso del KYC se guarda en todo momento para prevenir pérdidas inesperadas y permitir continuar sin volver a empezar de cero el proceso.

Con todos los datos, el sistema genera un scoring de riesgo que ayuda al abogado a decidir si debe solicitar nuevos documentos, continuar con el servicio legal, o detener la relación comercial.

No sin antes lanzar una búsqueda global del nombre del cliente para evaluar posibles concidencias con PEPs (Politically Exposed Persons) y personas sancionadas. Un paso de la diligencia debida que el abogado tenía que hacer antes de forma manual a través de Google.  

“Recuerdo un caso en el que un cliente había estado detenido en Vietnam. Solo teníamos una noticia en vietnamita que no entendíamos bien. Ahora Parallel nos avisa automáticamente si una persona aparece en una lista de sanciones. Esto nos da muchísima seguridad jurídica.” – David Planes

El cambio: clientes más predispuestos, y menor carga de trabajo interna

El despacho de Lexidy eligió Parallel para cumplir más fácilmente con las obligaciones de la PBC/FT y “molestar” lo menos posible al cliente en el KYC.

Lexidy ha conseguido que sus abogados puedan centrarse en lo que realmente aporta valor, sin dedicar horas a perseguir correos y revisar documentación.

¿Qué más han conseguido por medio de Parallel?

• Reducir el tiempo de verificación de KYC:
  
  • KYC personas físicas: De 7 días a 2 días (promedio)
  • KYC personas jurídicas: De 31 días a 15 días (promedio)

• Reducir a 0 la pérdida de clientes en esta fase del proceso, al convertir un trámite complejo e intrusivo en un paso entendible y fácil de completar. ‍
• Eliminar el correo y centralizar la documentación, evitando pérdidas de archivos, errores humanos o solicitudes duplicadas. ‍
• Conectar los datos del formulario KYC con el CRM, lo que permite aprovechar esa información para el resto del servicio sin volver a pedírsela al cliente. ‍
• Automatizar la verificación de identidad y la búsqueda en listas de sanciones y PEP/PRP, aumentando la seguridad jurídica del despacho. ‍
• Centralizar las evidencias de cumplimiento normativo y facilitar los procesos de auditoría.

“Para nosotros, el proceso KYC pasó de ser un cuello de botella que frenaba el negocio, a ser una ventaja competitiva. Nuestros clientes lo perciben como algo rápido, profesional y que les genera confianza.” – David Planes

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